Chính trị 09:11, 04/11/2017 GMT+7

Mối quan hệ giữa BMNN và văn thư, lưu trữ

Theo định nghĩa tại Pháp lệnh bảo vệ BMNN số 30/2000/PL-UBTVQH10 ngày 28-12-2000: “Bí mật nhà nước là những tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam”.

Đoàn kiểm tra BMNN của tỉnh kiểm tra công tác bảo vệ BMNN trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại các sở, ban, ngành

Hầu hết kết quả hoạt động, công tác của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh chủ yếu thể hiện bằng những văn bản, tài liệu, vì vậy phần lớn các nội dung thuộc BMNN đều được văn bản hóa, phản ánh cụ thể trong văn bản, tài liệu. Do đó, những bí mật về nội dung, thông tin trong văn bản, tài liệu thuộc danh mục BMNN nếu được bảo vệ tốt sẽ là yếu tố quyết định trong việc thực hiện nhiệm vụ bảo vệ BMNN. Các nội dung công việc trong công tác bảo vệ BMNN liên quan đến văn bản, tài liệu như: soạn thảo, ban hành văn bản, vận chuyển, giao nhận, quản lý, bảo quản, sử dụng văn bản, tài liệu... chính là các nội dung công việc chủ yếu của công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy, công tác văn thư, lưu trữ được quan tâm, thực hiện đúng quy định sẽ góp phần bảo vệ BMNN có trong văn bản, tài liệu. Ngược lại có thể dẫn đến lộ, lọt, mất thông tin BMNN. Từ đó cho thấy giữa công tác bảo vệ BMNN và công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ khăng khít, không thể tách rời.

Thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ để bảo vệ BMNN

Để bảo vệ BMNN liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, các cơ quan, đơn vị và cá nhân trên địa bàn tỉnh cần thực hiện tốt những nội dung theo quy định như: Tiếp nhận BMNN đến phải được vào sổ đăng ký riêng quy định tại Phụ lục II Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22-11-2012 của Bộ Nội vụ. Trường hợp tài liệu, vật mang BMNN đến mà bì trong có dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì văn thư vào sổ số tài liệu ghi ngoài bì và chuyển ngay đến người có tên trên bì. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang BMNN gửi đến có dấu hiệu bị bóc, mở bao bì, lộ lọt BMNN hoặc tài liệu, vật bị tráo đổi, mất, hư hỏng... người nhận phải báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời. Mọi trường hợp giao, nhận tài liệu, vật mang BMNN giữa những người: dự thảo, văn thư, vận chuyển, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu gửi, bảo quản... đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và nhận.

Công tác soạn thảo BMNN phải được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật an toàn do thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Không sử dụng máy tính, máy chuyên dùng đã kết nối internet, hoặc sử dụng các thiết bị lưu giữ tài liệu (USB, thẻ nhớ...) để đánh máy, in, sao các loại tài liệu mật. Khi soạn thảo văn bản có nội dung BMNN, người được phân công soạn thảo văn bản phải đề xuất với lãnh đạo cơ quan, xác định mức độ mật theo đúng danh mục bí mật của cơ quan và của ngành. Đăng ký BMNN đi phải được cho số, ký hiệu và mở sổ đăng ký riêng được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục VII Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ. Bì gửi BMNN phải làm bì riêng, giấy làm bì dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; văn bản độ “Tuyệt mật” phải gửi bằng 2 bì. Khi lưu giữ, bảo quản, sử dụng BMNN phải tiến hành chặt chẽ và sử dụng đúng mục đích, sau khi xử lý xong phải phân loại, lưu giữ vào hồ sơ, vào tủ, hòm hoặc két sắt, không được tự động mang ra khỏi cơ quan.

Thực hiện tốt các khâu tiếp nhận, soạn thảo, phát hành, lưu trữ, quản lý và sử dụng BMNN... liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, đơn vị, tránh để lộ lọt BMNN, góp phần đảm bảo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội.      

Vũ Sáng